Elektronischer Rechnungsversand

Einen Schritt weiter - PDF-Rechnung

Durch die gesetzliche Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung und dem Wegfall der verpflichtenden elektronischen Signatur, erfreut sich die PDF-Rechnung immer größerer Beliebtheit. Anstatt Papierrechnungen zu versenden, werden PDF Dokumente per Email versendet, oder zum Download angeboten. Letztere Option kommt vor allem im B2C Bereich zu Anwendung - zum Beispiel beim Download der Telekomrechnung.

Vorteile durch die elektronische Rechnung

Vereinfachung der Archivierung

Gemäß der gesetzlichen Vorschriften müssen Unternehmen Rechnungen für zukünftige Prüfungen durch die Finanzbehörden aufbewahren. In Deutschland sind es 10 Jahren. Papierrechnungen eignen sich für langfristige Aufbewahrung generell nur schlecht. Ein Brand oder ein Wasserschaden im Archiv hat potentiell den Verlust der archivierten Rechnungen zur Folge. Die Folgen für das Unternehmen können sehr teuer sein - die Finanzbehörden beginnen dann typischerweise zu schätzen - zumeist nicht zum Vorteil des Unternehmens. Bei einer elektronischen Rechnungsübermittlung liegen die Rechnungsdaten bereits in elektronischer Form vor, und können so sehr einfach in eine elektronisches Archivierungssystem eingebunden werden. Bei entsprechenden Backups und Datenspiegelungen (die bei zeitgemäßen Archivierungssystemen Standard sind) stehen Sie auf der sicheren Seite. Die Rechnungsdaten sind weiterhin sicher und verfügbar.

Schonung der Umwelt

Weniger Papier = weniger verbrauchte Ressourcen.

Unabhängigkeit von Dritten

Kein Dokumentenverlust auf dem Postweg.

Zeit und Verwaltungskosten sparen

Rechnungen können Intern zur Freigabe per E-Mail verteilt werden.

Schneller Zugriff auf Rechnungen

Statt selbst im Archiv zu suchen, lassen Sie den Computer die Tätigkeit verrichten.